“We zorgen dat ons cliëntendossier het werk gemakkelijker maakt”
Een bruisende projectgroep met leden vanuit heel Anna Ouderenzorg, die zich inmiddels gedragen als ware ambassadeurs op de werkvloer. Ze maken zich hard voor doorontwikkeling en zorgen voor vooruitgang. Boordevol enthousiasme pakken zij deelprojecten beet en laten ze pas los als ze helemaal tevreden zijn. Daarbij denk je misschien niet meteen aan een project als de doorontwikkeling van ons cliëntendossier ONS. Toch is het dat wel. Projectleider Marieke Heijne: “We zijn een groep ONS-vakidioten geworden met samen één doel: zorgen dat het systeem ons werk gemakkelijker maakt.”
Dit verhaal is onderdeel van ons boek De Anna Beweging 2025.
“95% van wat we doen in de projectgroep ONS komt voort uit wensen van de werkvloer, ongemakken die collega’s graag opgelost willen hebben”, begint Marieke. “Dat komt doordat de projectgroep bestaat uit mensen van de werkvloer. Zij werken zelf met ONS en halen informatie op bij hun collega’s. Binnen de projectgroep voelen we de vrijheid om het eerlijk toe te geven als ONS anders wordt gebruikt dan eerder is afgesproken. En tonen we het lef om een werkwijze aan te passen, als zo’n ‘olifantenpaadje’ eigenlijk veel fijner werkt. Daardoor weten we dat we met de goede dingen bezig zijn. En door de stappen die we daarin zetten, groeit het enthousiasme.”
Overzicht en duidelijkheid
Even terug in de tijd: het is 2024 als Marieke samen met de projectgroep de balans opmaakt. ONS was geïmplementeerd en er lag nog een lange lijst aan wensen en verbeteringen. De groep startte met prioriteren en dat resulteerde in 12 deelprojecten waarmee de werkgroep aan de slag ging. Als basis zorgde Marieke voor een goede projectstructuur, met een efficiënt ingericht maandelijks overleg om de voortgang te bespreken. En duidelijkheid over verantwoordelijkheden en eigenaarschap. Marieke: “De betrokkenheid in de groep is heel groot. Iedereen in de projectgroep is verantwoordelijk voor minimaal één project en handelt daar ook naar.” Elk overleg komen álle deelprojecten aan bod. Is het deelproject afgerond? Dan gaat het van de agenda af. “En bij een nieuw verzoek zijn we altijd streng: pakken we dit op of niet? Gaan we er nu mee aan de slag of kan het ook later? Beslissingen nemen we samen.”
Projectresultaten
De resultaten? Die zijn er volop. “We hebben nu een overzichtelijke en actuele autorisatiematrix. Daarin zie je precies wie welke toegang heeft binnen ONS. Iedereen binnen Anna Ouderenzorg heeft altijd toegang tot een actueel werkafsprakendocument. Dat is een soort grote handleiding: alles wat je je kunt bedenken over hoe iets werkt in ONS, staat daarin. Een ander voorbeeld waar we heel trots op zijn, is een e-learning voor nieuwe medewerkers waar we in 2026 mee gaan starten. De projectgroep signaleerde dat ONS veel tijd vraagt in de teams bij het inwerken van nieuwe collega’s. De e-learning kan dat werk verlichten. En door nieuwe collega’s meteen op deze manier te scholen, zorgen we ook voor een beter gebruik van ONS.”
Inhoudelijke verbeteringen
In het systeem zelf zijn ook flink wat verbeteringen doorgevoerd. “De agenda is nu zo ingericht dat het echt een hulpmiddel is voor bewoners, cliënten, zorgprofessionals en behandelaren. ONS sluit goed aan op het melden van incidenten en steeds beter op de Wet zorg en dwang. En ook zijn de processen beter ingericht voor het veilig uitwisselen van informatie met andere organisaties. Bijvoorbeeld via Zorgdomein”, legt Marieke uit. Het maken van keuzes voor de juiste inrichting van het systeem, is niet altijd gemakkelijk. “Neem bijvoorbeeld de artsenvisite. Die blijkt op verschillende plekken te worden vastgelegd. Wat is dan de beste plek? Zowel voor de dokter als voor de zorg? Welke code hoort daarbij? En hoe leggen we dat duidelijk uit in een werkinstructie?” Een ander voorbeeld is de eerste contactpersoon en de persoon die we kunnen bellen in geval van nood. “De huidige inrichting dwingt ons om één persoon in te vullen. Wat vinden we daar eigenlijk van? Moet het inderdaad altijd dezelfde persoon zijn? Zo’n beslissing nemen we niet zelfstandig. We spreken bijvoorbeeld met de cliëntenraad en met de OR. Vanuit die blik zorgen we voor een passende inrichting in ONS.”
Vooruitblik 2026
“We kunnen nu zeggen dat ONS staat”, vertelt Marieke, “maar niet iedereen gebruikt ONS al precies zoals het is bedacht.” Dus komt er in 2026 een audit die de projectleden zelf gaan uitvoeren. “Zo gaan we toetsen of de nieuwe manier van werken ook echt wordt uitgevoerd. En kunnen we bepalen wat er nog nodig is om van iedereen ONS-experts te maken.” In 2026 komt de focus meer te liggen op het vastleggen van processen en afspraken. We blijven leren, verbeteren en borgen. “Natuurlijk zijn er ook altijd inhoudelijke punten waar we op doorontwikkelen. Bijvoorbeeld de communicatie met mantelzorgers, spraakgestuurd rapporteren en het gebruik van foto’s binnen ONS.”
